はじめに
当事務所の運営方針についてお示しします。内容を確認いただいてご納得いただいたうえで業務をお受けできればと考えて、敢えて公表しております。
全体方針～行政書士の真の仕事とは？～
「今」だけではなく将来も共に考える専門家であり続ける
行政書士の業務は「許認可の取得」というイメージが強く、許認可取得＝今のことにフォーカスされがちです。言い換えれば「許認可が取れればＯＫ」という認識の方もおられます。また、許認可の大部分は提出時点で要件を満たしているかどうかを書面審査するものなので、行政書士がやってもご自身でやっても結果が変わらないものが多く「煩雑だから代わりに頼む」という考えが一般的なのだと思います。
しかし、許認可の取得はそれ自体が目的ではなく、事業等を円滑に行うための手段です。手段である以上は「許認可を敢えて取りにいかない」という選択肢が良い場合もありますし、「許認可取得後も適切に維持がなされないと意味がない」ものです。
行政書士の一方的な事情をお話すると、「許認可取得」そのものが目的になってしまうと、許認可取得しない限りは報酬が発生しないことになります。また、事務所によっては「不成功の場合返金」といったサービス展開をしている事務所もあります。そうすると行政書士側からすれば「許認可さえ取れればいい」となりがちです。それは必ずしもクライアント様の利益なるとは限りません。
そのため当事務所では継続的な顧問契約の締結を条件に報酬額を通常価格よりも下げてご対応しております。可能な限り継続的な関係性・連絡体制の維持と無理な受注による業務過多を回避し、一人ひとりの大切なクライアント様の利益を守り、不利益を回避できるようにに努めています。
「過去」をよりよいものにするための業務にも力を入れる
少々語弊のある表現かもしれませんが、許認可申請等において、申請日以前の「過去」を良くすることにも力を入れていきたいと考えています。
実際の話をすると、「過去は変えられない」です。これが現実です。
行政書士をやっていて一番「過去を変えたい」と思うのは、ご相談いただいた際に許可要件を満たしていない、或いは実態は満たしているけど証明のしようがないからという場面です。「あのときこうしていたら許認可取れたのに…」と思うわけです。しかし、過去は変えられません。
どうしたらいいか？と考えたときに思いついたのが、「過去」の時点から将来の許認可取得等の将来を一緒に設計していくことだと考えました。
そのため、先ほどお伝えした顧問契約に加え、建設業者様向けに「実務経験証明サポート」、相続においては遺言などの「生前対策」に力を入れています。「過去は変えられないが、過去から見た将来は変えることができる」と思っておりますので、可能な限り早い段階からクライアント様に「伴走」できるように様々な業務を展開していきたいと考えています。
継続的な顧問契約について
別ページを作っておりますのでご参照ください。
業務の処理方針について
業務はクライアント様との協同作業である
なるべく簡潔に、クライアント様のお手をわずらわせることなく処理したいと考えています。一方でご依頼いただいたことについては全てクライアント様に責任が生ずることですので、「丸投げ」はされないようにしたいと考えていますし、その後の展望についても共有するように努めております。協同してよい仕事をしたいと考えています。
可能な限り迅速に対応する
基本的には可能な限り迅速に対応するように心がけます。ただ、時に待ったほうがよい場面というのもあるので、そういった場合には具体的な理由を明示したうえで入念に準備を促すこともあります。早ければよいというものでもなく、時間さえかければよいというものではありませんので、適切な速度で処理していきます。
提出先があるものの場合、提出先に必要に応じて照会する
照会もなく、パパっと済ませる…というのが格好いいと思ったこともありますが、提出先（役所関係）の運用方針も各所によって異なります。また、内規や基準が変わることもあります。そのため、必要に応じて提出先に照会をかけて、必要なことを確認し、場合によってはクライアント様の名称や状況を伝えたうえで適切に業務を進められるようにします。
官公署を味方にして業務を行うようにする
たまに行政書士会でも注意が回っておりますが、「役所の窓口で喧嘩をする」行政書士がいるようです。クライアント様の中も官公署を敵対視する方もおられます。
確かに官公署といえども誤った認識の場合もありますし、時には戦う場面もないとは言えませんが、基本的に「官公署が業務の答えをもっている」わけですから、安易に主張を通すのではなく内容をよく聞いて円滑に進む方向をみんなで考えていくというスタイルで業務を行っております。
受任が適さないと判断した場合は理由をなるべく明示したうえでお断りする
以下のような例があります。
業務をお受けすることが適切ではない場合
実際にお受けしたご相談の一例ですが、「在留資格の更新が面倒なので帰化したい」というものがあげられます。帰化とは本来本人の身分に関わる極めて重大な行為で、かつ、日本国にも多大な影響を与える（選挙権や生活保護の受給する権利など）ものです。従って、このように理由が制度にそぐわないような場合、脱法逃れ等不適切と思う場面ではお断りします。
業務をお受けしても差し支えないがクライアント様の不利益になる恐れがある場合
許認可関連で多い話ですが、一般論として「許認可を得ることは良いこと」とされています。間違いではないのですが、許認可を得ると同時に責任も生じます。建設業でいえば「５年に一度の更新」や「毎年の決算報告」、「変更事項が生じた場合の届出」等があげられます。また、許認可要件を絶えず維持していく必要もあります。建設業でいえば「経営業務の管理責任者や専任技術者を維持する」こと等です。
責任を果せない場合や資格を持つ者が不在になる可能性が高い場合や許可を維持することが負担になる場合、許認可が逆に足かせになる可能性があります。その際にはなるべく将来に向けた最善の方法を一緒に考えるようにします。
複数の事務所様を回ることは大歓迎
行政書士に限らず士業にはいろんな人がいます。また費用に関しても自由に決めることができるのでまちまちです。
当事務所ではご相談後に他の事務所にもご相談すること、他の事務所様に行かれた後にお越しになられることについては良いことだと考えています。
特に更新などで長くお付き合いを考えている場合は慎重になられるのは当然だと思いますので、納得いくまでご検討いただけますと幸いです。
報酬設定について
価格競争はしない
昨今インターネットを見ていますと、「最安値」、「返金保証」など安さや保証をウリにして集客を図る事務所があります。個々の事務所の方針を否定するものではありませんが、いわゆる「薄利多売」の方向で進めてしまうと、無理な受任や一人ひとりのクライアント様を大切にできないという事態になりかねません。
正直申し上げて、職種柄値上げのしづらい類の仕事ではありますが、適正な報酬を確保しないと多くのクライアント様や同業者、社会に対してご迷惑をかける要因になってしまいます。当事務所では物価や業務状況も考慮し、適宜報酬体系を見直しております。ご理解くださいますようお願い申し上げます。
また、業務の進捗に応じて適切な報酬をお受けするべきとの考えから返金保証は行っておりません。
なるべく明瞭に基準を示す
「〇〇万円～」という表記を士業事務所でのホームページでは見かけます。確かに個々の事案によって手数が変わるため変動しうるものですが、ホームページをご覧になる側の気持ちを考えればなるべくホームページを見た段階で大体の目安を出せたほうが良いだろうと考えて、当事務所は「長々と」報酬規程を記載しております。
当事務所のホームページ上の報酬規程は実際にご面談時に当事務所で活用することを前提に細かく決めております。
適切なタイミングで報酬をいただく
当事務所は基本的に着手金を頂いたうえで業務を行い、申請時以降に適切なタイミングで報酬を頂いております。
業務にもよりますが、中には半年以上かかる案件もあるため、適切な時期に報酬をお受けすることで事務所運営を安定させることを目的としています。事務所運営の安定が良い仕事につながると考えております。
行政書士としての事務所経営について
行政書士法及び行政書士職務基本規則に則って業務を行ってまいります。
外部研修、交流には積極的に参加する
研修参加により知識の研鑽に努めるとともに、外部の先生方との交流も深め、連携していきます。
公益性のある業種であることを理解する
「公益性」がある職種であるため、可能な限り公益にかなう活動にも参加するよう心がけます。
クライアント様の利益を最大限にできるように利益性の確保につとめる
公益性と相反すると捉えられかねませんが、クライアント様のため、社会のために事務所を健全に運営するためには極めて重要であると考えています。
行政書士に限らず士業において、残念ながら顧客の預り金を不正利用して逮捕、懲戒される事例や事件処理をしきれずに放置して懲戒されるケースがあります。その要因の一つには事務所経営が不健全であり無理な受任や資金繰りの悪化というものがあると思います。
当事務所としては、「当事務所が健全な状態でなければよい仕事はできない」と考えておりますので、利益性の確保には十分注力してまいります。もちろん適切な報酬設定以外にも事務所経費の削減、生産性の向上にも努めてまいります。
クライアント様と一緒に業務を開発する
当事務所の行政書士がが行政書士歴を送る中で「顧問業務」の重要性、必要性は強く認識したため、顧問業務のご提案には力を入れています。ほか、周辺の必要な事柄も行政書士・個人事業主としてできることは貪欲に取り組んでいこうと考えております。
クライアント様からのご意見も大変貴重です。ご意見に基づいてより当事務所がお役に立てるように成長していきたいと考えています。「こんな業務はどうか？」というようなご意見、ご要望があれば是非ご教示ください。
特定の団体等に依存しないようにする
行政書士業務はスポット業務（単発の仕事）が多いという性質上、特定の団体等（特定の会社及び団体、集団を総称する）から紹介や受任を依存することがあります。しかし、特定の団体等に売上（経営状況）を依存するようになると、適切な業務に支障をきたす恐れがあるため、多方面から信頼され業務受任ができるよう努めます。
また、当事務所側から特定の団体等及び特定の団体等に所属・加盟する者やクライアント様に対して「受注を期待して業務の発注等を行う」ことは「不当誘致」の問題や「クライアント様間での不公平」に繋がるので基本的に行いません。当事務所からの業務の発注は基本的に事務所経営を考慮し、必要最低限のものを価格・品質を考慮して行います。
ほか、当事務所から特定の団体等に対し紹介や推奨・広告等も一切行いませんが、クライアント様から希望があり、当事務所としてもご紹介できる士業の先生等についてはご紹介や同行、場合によっては協同して業務を行いますが、紹介料の授受は一切行いません。
反社会勢力
反社会的勢力及び反社会的勢力に属する者、過去に属した者が属する、もしくは取引のある者（個人・法人問わず）との契約は一切いたしません。仮に契約締結後に判明もしくは新たに加わった場合においては即時辞任させていただきます。
また、反社会的勢力への対応については警察・行政書士会と必要に応じて連携し、対応いたします。
最後に
色々書いていて「面倒な事務所だ…」と思われる方もおられるかと思いますが、先々のこと、お互いのことを考えて敢えて公開しているものとご理解くださいますと幸いです。
初心を忘れないよう、当事務所でも定期的に本稿を確認し、実態とあっているかを内省していきます。ほか、実態にそぐわずクライアント様の利益に反する場合や法令等の変更が生じた際は随時更新していきます。